Une bonne préparation est un élément essentiel de la réussite d’une présentation; on dit même que c’est 95% du travail! Avant de vous lancer, vous devez savoir qui est votre public, combien de temps vous aurez pour présenter, de quelles aides audiovisuelles vous disposerez. Une fois que vous aurez la réponse à ces questions, vous pourrez commencer à préparer votre présentation.
Voici dix règles d’or pour bien vous préparer avant une présentation :
- Relisez votre diaporama une dernière fois.
Pour lancer votre diaporama en plein écran cliquez sur F5. Vérifiez chaque transition et animation.
Faites une relecture dédiée à l’orthographe et la grammaire.
Si vous le pouvez, testez votre présentation à l’aide d’un vidéoprojecteur afin de bien vérifier que tout s’affiche bien (on a parfois des surprises entre ce qui est à l’écran et ce qui est projeté, notamment sur les couleurs).
- Répétez et chronométrez-vous.
Une répétition chronométrée vous permettra de vous assurer que votre présentation respecte le temps qui vous est imparti.
Un outil prévu à cet effet est disponible en allant sur l’onglet Diaporama puis Vérification du minutage
- Enregistrez-vous.
Cela vous permettra de détecter vos erreurs, de régler le débit de votre discours.
Vous pouvez faire cela en allant sous l’onglet Diaporama > Enregistrer la narration. Vous pouvez paramétrer plusieurs options de l’enregistrement (par exemple la qualité sonore).
Cliquez sur OK, le diaporama se lance et votre voix est enregistrée. Il suffit de cliquer sur l’icône en bas à droite de la diapo pour écouter le résultat.
- Préparez votre ordinateur.
Assurez-vous d’avoir assez de batterie ou sinon emportez le chargeur.
Optimisez votre diaporama en ajustant la résolution et en activant l’accélération graphique (onglet Diaporama> Configurer le diaporama. Dans la partie Performances, cochez la case Utiliser l’accélération graphique matérielle.)
- Prévoyez des copies de votre présentation
Si votre présentation est sur un ordinateur portable, copiez-la également sur un CD ROM ou une clé USB. Vérifiez que vous avez bien pris tous les cordons de raccordement nécessaires.
- Arrivez en avance
pour vérifier le bon fonctionnement de vos appareils. Les problèmes de disque, les incompatibilités des versions de logiciels, le manque d’espace disque, le manque de mémoire et de nombreux autres facteurs peuvent ruiner une présentation.
- Vérifiez l’ordinateur qui servira à la projection
Si l’ordinateur que vous envisagez d’utiliser pour montrer votre présentation ne vous appartient pas, assurez-vous qu’il dispose de l’espace disque nécessaire afin de ne pas avoir à lancer votre présentation à partir d’un CD-ROM.
- Désactivez les écrans de veille
et assurez-vous que vous disposez des fichiers et des versions de logiciels appropriés.
- Respectez le timing qui vous a été donné.
Si vous prévoyez une certaine durée pour votre présentation, ne la dépassez pas. Si vous n’êtes pas limité dans le temps, soyez concis afin de maintenir l’intérêt des participants. Si l’on vous prévient juste avant la présentation que vous aurez moins de temps que prévu, concentrez-vous sur les idées les plus importantes que vous souhaitez faire passer. Cachez les slides que vous ne souhaitez pas montrer (cf notre article sur comment cacher des slides)
- Trouvez votre zone de confort (comfort zone)
Tous les conseils que vous recevrez seront inutiles si vous n’êtes pas à l’aise avec votre présentation. Faites en sorte de vous sentir bien, ayez confiance en vous. Plus vous vous sentirez à l’aise et plus le déroulement de la présentation se passera comme vous le voulez. Efforcez-vous de ne pas parler trop vite et gardez le contact visuel avec votre audience.
